La empresa es una constructora pequeña que vive de licitaciones públicas: obras y reformas para ayuntamientos y organismos. Su día a día es un equilibrio entre la oficina, que prepara ofertas y certifica, y la obra, donde está casi todo el equipo. El encargo era amplio: «queremos meter la IA en la empresa». Así se concretó.
Antes de construir: escuchar
El punto de partida fueron tres audios del gerente explicando cómo funciona la empresa y, sobre todo, la grabación de una reunión real de seguimiento de más de una hora. Se transcribió en local, sin subir nada a la nube, separando las voces para saber quién decide qué.
De esa reunión salieron cosas que ningún documento de requisitos habría recogido:
- Los roles reales. Dirección conduce la reunión obra a obra; hay un jefe de obra de campo, que habla de hormigón, cuadrillas y acopios, y otro técnico, que habla de mediciones, planos y certificaciones; administración se ocupa de pedidos, pagos y actas.
- El patrón de cada obra. Estado, próximo hito de certificación, bloqueos, responsable y acción, extras pendientes y plan B. Siempre en ese orden.
- Las entidades que faltaban. Certificaciones parciales, extras pendientes de aprobar, actas de replanteo y de recepción, anualidades de obras plurianuales.
Semana 1: una primera versión navegable
Con el análisis cerrado, la primera versión se pudo enseñar el mismo día: obras con su doble estado (administrativo y de ejecución), licitaciones y una primera forma del comité semanal, aún sin datos reales. No era para usarla todavía, era para que el equipo dijera «esto sí» y «esto no» delante de algo concreto.
Una decisión de diseño salió directamente de estar dentro: primero el móvil. Casi todo el equipo está en obra; una aplicación pensada para el escritorio no la habría usado nadie.
Licitaciones con IA
Cuando aparece una licitación nueva en su carpeta, el sistema lee los pliegos y prepara cuatro salidas: resumen, coste estimado, planificación y plazos, y materiales, además de los riesgos. Después el jefe de obra marca si está conforme con coste, plazos y planificación, y administración calcula la baja de la oferta. Si se adjudica, la obra nace sola con su carpeta creada desde plantilla. El detalle técnico está en Cómo leer un pliego de licitación con IA.
La obra, desde el móvil y por mensajería
El control horario y las incidencias se mandan por Telegram o WhatsApp, como ya hablaba el equipo: un audio, un texto o una foto. Un agente lo convierte en un dato estructurado (fichaje, justificación o incidencia) y lo guarda en su obra. Nadie tiene que aprender una aplicación nueva para lo más frecuente.
Un gestor documental que entiende las versiones
Todas las constructoras tienen carpetas llenas de «copia», «aux», «definitivo2» y «no vale». El sistema indexa los archivos, agrupa los duplicados y decide cuál es la versión vigente: la última modificada, salvo que el nombre diga lo contrario. Solo esa versión alimenta el buscador y el asistente, que responde preguntas sobre cada obra y sobre la empresa.
El comité semanal, preparado por la IA
Antes de la reunión semanal, el sistema repasa cada obra viva con una batería de unas 25 preguntas, clasifica los problemas por gravedad y propone soluciones. La reunión deja de ser «¿cómo va lo de…?» para empezar por lo que de verdad está en riesgo. Es el mismo patrón que se descubrió escuchando la primera grabación.
Dos semanas después: lo que no estaba en el plan
En la segunda entrega llegaron la contabilidad según el plan contable para pymes, las nóminas y la aprobación de accesos por Telegram. No estaban en el primer análisis. Entraron porque el método lo permite: en cada reunión semanal se decide qué va después. Un proyecto cerrado no habría tenido hueco para eso.
El mejor requisito no lo escribe nadie: se escucha en la reunión del martes.
Qué decisiones se tomaron por estar dentro
- El móvil primero, porque la gente está en obra.
- Mensajería para lo frecuente, porque el equipo ya vivía en ella.
- Modelos de IA configurables por uso, incluido uno europeo y opciones locales, para no depender de un solo proveedor.
- Todo parametrizado para trasladar el sistema al servidor de la empresa sin tocar el código.
Resumen
- Empezar escuchando una reunión real ahorra semanas de requisitos mal entendidos.
- Una primera versión enseñable en días da al equipo algo concreto que corregir.
- Las entregas cada dos semanas permiten meter lo que se descubre por el camino.
Este caso ocupa una de mis plazas de Forward Deployed Engineer. La ficha completa del sistema está en Licitaciones con IA y control total de obra.